Comment planifier une exposition internationale

Il ne fait aucun doute que depuis le début de l'année 2020, la façon dont nous percevons le monde a radicalement changé, et cela ne fait pas exception pour les expositions et les conférences. Bien que de nombreuses entreprises aient participé à des événements virtuels, que ce soit par le biais d'une conférence téléphonique en ligne ou d'un événement virtuel plus important, beaucoup conviendront qu'il n'y a rien de tel que de parler à des clients existants et potentiels en face à face lors d'un événement. Bien que la taille de l'événement et du stand puisse varier, certains éléments fondamentaux sont toujours nécessaires. Si l'on prend l'exemple des événements organisés par le CPhI, on peut s'attendre à ce que les tâches/responsabilités suivantes soient assumées.

Planification

Le choix de l'emplacement de votre stand dans l'ensemble de l'exposition dépend en fin de compte de ce que vous êtes prêt à payer. La taille et la fréquentation du stand sont les deux principales variables qui détermineront le prix de votre stand. Les entreprises doivent donc évaluer l'importance de leur investissement par rapport aux interactions qu'elles espèrent recevoir lors de l'événement. Ces décisions doivent souvent être prises bien avant l'événement afin de "décrocher" le stand que vous souhaitez, mais il est judicieux de patienter et d'analyser les contacts que vous avez générés l'année précédente afin de pouvoir faire des choix éclairés à l'avenir.

Une fois que vous aurez obtenu votre stand, vous saurez exactement quelle est sa forme/taille et vous pourrez donc passer à l'étape suivante de la planification. C'est à ce moment-là que nous nous asseyons avec notre service des exportations et que nous discutons des produits/services que nous voulons mettre en avant lors de cet événement spécifique, en tenant compte du type de délégués qui seront présents et des produits que nous pouvons leur fournir. Nous limitons cette liste afin de pouvoir nous concentrer sur des domaines spécifiques de notre activité et de bien les mettre en œuvre, bien que des brochures complètes sur les produits et notre équipe compétente aient toujours des informations/échantillons à portée de main pour une gamme plus large de produits. Cela permet d'éviter le style de stand "qui se montre et qui se jette".

Maintenant que nous connaissons la taille/forme de notre stand et les produits que nous voulons mettre en avant lors de l'événement, l'étape suivante consiste à réfléchir à ce que nous voulons emporter avec nous lors de l'événement et à l'endroit où cela peut être situé sur le stand. L'exemple ci-dessous montre une conception initiale de notre stand à CPhI Worldwide 2019 et la façon dont nous avons prévu de placer nos articles. Ce plan est souvent modifié et mis à jour en fonction de l'évolution de la situation.

De nombreux événements de grande envergure vous fournissent un dossier d'exposant bien à l'avance, qui fait essentiellement office de liste de choses à faire. Il comprend des échéances pour tout ce que vous devez planifier/préparer à l'avance. Certaines de ces tâches peuvent être accomplies au stade de la planification, par exemple pour prouver que vous disposez des assurances de responsabilité civile requises, du nom officiel de l'entreprise pour la signalisation de l'événement, etc. et pour établir votre présence en ligne pour les délégués avant l'événement. Cela vous permet de compléter votre profil avec des logos, des biographies et un échantillon de listes de produits ou de communiqués de presse.

Préparation

Jusqu'à présent, nous savons où se trouve notre stand, quelles sont ses dimensions, quels sont les produits que nous devons mettre en valeur et à peu près où nous voulons les placer sur le stand. Ensuite, nous pouvons commencer à utiliser ces informations pour ajouter des détails dans notre conception. Au CPhI Worldwide 2019, nous nous sommes concentrés sur nos systèmes de lavage PureGuard et sur notre gamme d'alcools pour salles blanches. Nous avons ensuite utilisé ces informations pour décider quels graphiques nous allions sélectionner pour les murs. Auparavant, Micronclean avait soit imprimé directement sur les panneaux (ce qui est fait à un niveau élevé, mais peut sembler décousu en raison des bandes d'aluminium qui relient la conception du schéma de coque ensemble), soit nous avons utilisé des bannières pop-up séparées qui ont résolu le problème précédent, mais qui s'adaptent rarement à l'espace de manière exacte. Pour cet événement, nous avons décidé d'investir dans un nouvel équipement d'exposition appelé Tecna. Cela nous a permis de concevoir des cadres interchangeables qui peuvent être adaptés à n'importe quelle forme de stand. Nous avons ensuite soigneusement sélectionné les panneaux d'œuvres d'art, dont la largeur pouvait atteindre 3 mètres, afin de recouvrir les murs du stand de manière transparente. Lors du CPhI Francfort 2022, nous avons utilisé le même système Tecna avec de nouvelles œuvres d'art en tissu pour nous concentrer sur les produits qui aident nos clients à se conformer à l'Annex 1.

Nous avons alors pu élargir la liste des produits que nous souhaitions mettre en avant sur notre écran de télévision. Une fois de plus, en nous asseyant avec notre équipe d'exportateurs, nous avons identifié une gamme plus large de produits que nous jugions appropriés pour cet événement. Nous utilisons cette liste pour compiler des photographies, des informations et des données actualisées sur les produits. Nous traduisons ensuite ces informations en anglais et dans la première langue du pays où se déroule l'événement.

En avançant un peu plus, nous sommes en mesure d'élargir notre liste de produits de manière plus générale pour couvrir l'ensemble de notre offre de consommables, ce qui nous permet de nous approvisionner et d'expédier une variété d'échantillons. Ces échantillons permettent à notre équipe d'exportation de répondre aux demandes de renseignements généraux et de faire des démonstrations de produits.

La phase de préparation est également le moment où de nombreuses idées ad hoc peuvent être ajoutées au mélange, une fois que les gens de toute l'entreprise ont eu la possibilité de réfléchir à ce qu'ils attendent personnellement de l'événement. Par exemple, à CPhI Worldwide 2019, notre directeur des exportations souhaitait pouvoir inviter les délégués qu'il avait rencontrés au cours de la journée à un Gin et Tonic. S'agissant d'un événement international, cela s'est rapidement transformé en une excellente occasion de montrer notre britannicité et d'ouvrir officiellement les Micronclean Arms. Nous avons conçu une bannière enroulable de 2 m sur 2 m qui pouvait être rangée jusqu'à 16 heures chaque jour et qui a ensuite été installée sur des tables à cocktail pour servir des G&T. Pour poursuivre le thème britannique, nous avons collaboré avec un distillateur local de Louth, dans le Lincolnshire, qui produit le Pin Gin, et qui a servi son produit aux participants.

Au fur et à mesure que les préparatifs commencent à être cochés sur la liste, vous commencez à remplir de grandes parties du dossier d'exposition - vous avez enfin l'impression d'avancer ! D'autres détails tels que la couleur de la moquette, les prises électriques et les meubles supplémentaires sont tous requis à ce stade.

Maintenant que tout est rassemblé et emballé dans des palettes, il est temps de les expédier à l'étranger. Les devis et les mesures pour l'expédition sont établis bien à l'avance afin de recevoir une date d'enlèvement qui se situe souvent plusieurs semaines avant la date de l'événement. Cela vous permet de travailler de manière très organisée, car tout ajout de dernière minute entraînerait des frais supplémentaires d'expédition de colis ou d'envoi au personnel présent lors de l'événement. Les palettes seront ensuite livrées directement à votre stand, généralement la veille de l'ouverture de l'événement, pendant la période de construction et de pause.

Exécution

La période de construction et de pause est un moment où un nombre limité de représentants du personnel ou d'entrepreneurs sont autorisés à entrer dans le hall d'exposition pour terminer la construction du stand. Cette étape du processus n'a rien à voir avec le produit fini que les délégués verront moins de 24 heures plus tard. Des centaines de constructeurs courent dans tous les sens, aucune moquette n'est posée, les stands sont à moitié construits et c'est une expérience unique en soi. Vous utilisez un plan, comme l'image référencée plus haut dans ce blog, pour placer tous les meubles/éléments et faire les ajustements de dernière minute.

Le matin de l'événement, nous serons sur place quelques heures avant l'arrivée des délégués, pour préparer notre stand avec des échantillons, ajouter de la documentation telle que des brochures/dépliants sur les produits et nous assurer que tout est parfait. Lorsque les délégués commencent à affluer dans les halls, c'est à ce moment-là que l'on sait vraiment si toute la planification et la préparation ont porté leurs fruits. En voyant le personnel interagir avec les délégués, leur montrer les produits et répondre à une myriade de questions, on se rend compte que tout ce travail a servi à quelque chose.

Auteur
Ryan Ashcroft
Assistant marketing